Inventario y auditoría de contenido: qué tenemos y qué hacer con ello
El inventario lista todo el contenido de un sitio; la auditoría evalúa su calidad y decide qué mantener, actualizar o retirar. Columnas y alcance.
¿Qué es cada cosa?
El inventario es la parte cuantitativa. Es una lista, normalmente en una hoja de cálculo, de todas las páginas, documentos, imágenes y videos existentes, con datos objetivos como la URL, el formato y la fecha de última modificación. Content Marketing Institute (CMI) lo describe como una hoja de cálculo cuantitativa con todos los activos de contenido, de todos los canales y formatos.
La auditoría es la parte cualitativa. Evalúa cada pieza frente a lo que necesitan las personas y lo que busca el negocio, y detecta qué actualizar, qué vacíos cubrir y qué retirar. NN/g la define como una evaluación de la calidad de ese contenido, y recuerda que los inventarios y las auditorías son marcos de evaluación, no una ciencia exacta. Por eso recomienda hacer las dos cosas juntas: un inventario muestra el alcance del contenido, pero dice poco de su calidad.
¿Por qué le importa a un diseñador?
Porque casi todo problema de navegación tiene un contenido detrás. Un menú confuso puede ser una señal de que hay tres páginas casi iguales sobre el mismo tema. Una búsqueda que devuelve resultados inútiles puede deberse a textos que nadie actualizó. Sin un inventario, esos problemas se atacan en la interfaz y no en su origen.
Además, el inventario es la base del trabajo de arquitectura de la información. No se puede decidir una nueva estructura sin saber qué existe. Y la auditoría muestra qué contenido sirve de verdad a cada persona y en qué momento del recorrido del cliente.
¿Cómo se hace, paso a paso?
Siguiendo las recomendaciones de NN/g, un proceso razonable es:
- Definir responsables e involucrar pronto a autores y partes interesadas.
- Empezar en pequeño. Por lo más visitado o por el contenido que apoya las tareas principales de los usuarios.
- Elegir una herramienta conocida, normalmente una hoja de cálculo, y automatizar la recolección de datos donde se pueda.
- Fijar el alcance y los criterios. Un sitio, una sección o un recorrido de usuario.
- Completar los datos de cada pieza, tanto del inventario como de la evaluación.
- Decidir el destino de cada una: mantener, actualizar o retirar.
- Mantenerlo en el tiempo.
NN/g sugiere acotar el primer esfuerzo en el tiempo, por ejemplo a seis semanas, para que no se vuelva un proyecto interminable. Advierte también que no conviene sobreanalizar: ante una pieza dudosa, márcala y pregunta a quien la creó.
LogRocket añade un matiz útil: antes de inventariar conviene definir si el objetivo es solo organizar el contenido o preparar una auditoría, y en la auditoría buscar vacíos, redundancias y oportunidades de mejora. Su recomendación de periodicidad coincide con la de CMI: una vez al año.
¿Qué columnas usar?
NN/g sugiere como columnas del inventario el nombre o título de la pieza, la URL, el autor o responsable, el tema, el formato, la fecha de creación o última modificación, los metadatos y la ubicación de los archivos originales. Para la auditoría, añade una calificación de calidad (alta, mediocre o baja) y la acción decidida.
CMI propone un inventario más detallado para sitios web: tipo, fecha de publicación, título de metadatos, descripción, título de página, encabezados H1, número de palabras, texto alternativo de las imágenes, datos de analítica y enlaces entrantes y salientes. Como columnas personalizadas, sugiere el autor, el responsable de negocio, la etapa del recorrido del cliente a la que sirve, las personas aplicables y una recomendación: conservar, revisar o retirar.
Lo importante es que cada columna tenga una definición y que los valores sean una lista controlada. “Actualizar”, “Actualizar” y “act.” son tres categorías distintas en un filtro.
¿Cómo se decide qué mantener, actualizar o retirar?
Las categorías más usadas son mantener, actualizar y retirar. Cuatro preguntas ayudan a decidir: ¿alguien la busca?, ¿es precisa hoy?, ¿sirve a una tarea de la persona?, ¿hay otra pieza que haga lo mismo mejor?
CMI sugiere una forma práctica de empezar cuando el tiempo es limitado: usar la analítica para detectar piezas con mucho tráfico y pocas conversiones, piezas con tráfico muy bajo y piezas con rebote alto. Esas tres señales suelen ser suficientes para elegir por dónde empezar.
Una advertencia de CMI: el error más grande es analizar sin pasar a la acción. Un inventario bonito que nadie usa no mejora el sitio.
Alcance y mantenimiento
El alcance puede ser pequeño: la página de inicio, las páginas de entrada y el blog, por ejemplo. Si el cambio es grande, como un rediseño del sitio, CMI recomienda revisar cada activo. Fuera de esos momentos recomienda una auditoría continua, al menos una vez al año, y NN/g insiste en asignar responsables, restringir los permisos de edición y guardar copias de respaldo del inventario.
Una frase de CMI conviene recordar: las máquinas son buenas para reunir datos, pero las personas son mejores para evaluarlos. Por eso la herramienta ayuda a juntar la información, y el criterio humano decide qué hacer con ella.
Ejemplo
Ejemplo ilustrativo: una universidad tiene más de dos mil páginas en su sitio. El equipo de comunicación empieza por las páginas de admisiones y becas, que reciben la mayoría de las consultas. Crea una hoja con las columnas básicas y agrega la etapa del recorrido del estudiante y la persona a la que sirve cada página. Encuentra que hay cinco páginas distintas sobre la misma beca, con datos diferentes. Decide mantener una, actualizar otra con los datos vigentes y retirar tres. El trabajo lleva seis semanas, y el equipo lo repite cada año con una lista de revisión.
Para tu próximo proyecto: abre el sitio, toma diez páginas al azar y completa cuatro columnas en una hoja: título, tema, quién lo mantiene y si sigue siendo correcto. Esa muestra te dirá si conviene hacer el inventario completo.
¿Cuándo NO conviene hacer una auditoría completa?
- Cuando el contenido es muy pequeño. Un sitio de cinco páginas se revisa en una tarde.
- Cuando el contenido cambia tanto que la auditoría queda vieja antes de terminar. En ese caso conviene auditar la sección que importa.
- Cuando no hay responsable para ejecutar la decisión. Auditar sin actuar es el error más caro.
- Cuando el problema es de estructura y no de contenido. Antes de auditar, conviene revisar la arquitectura.
Errores comunes
- Auditar sin decidir qué hacer con cada pieza.
- Usar categorías de acción sin definición o con valores libres.
- Hacer el inventario y olvidar la calidad.
- Tratar la auditoría como una vez y no como un proceso continuo.
- Sobreanalizar, y no terminar nunca.
- Dejar la hoja sin dueño y sin permisos claros.
Relacionado en la wiki
Para la estructura que organiza el contenido, lee sobre arquitectura de la información. Los mapas de sitio muestran la estructura resultante. Y si el contenido se mide por su papel en el recorrido, los mapas de recorrido del cliente dan el marco.