Google Forms y Sheets para investigación con poco presupuesto
Google Forms recoge respuestas y Google Sheets las organiza. Cómo vincularlas, qué tipos de pregunta hay, qué cuidar con archivos y cuándo usar otra opción.
¿Para qué sirven en investigación?
Para tres cosas muy comunes: encuestas de satisfacción o de contexto, formularios de reclutamiento (el cuestionario que filtra a quién invitar a una sesión) y diarios digitales en los que los participantes registran algo durante varios días. El resultado llega a una hoja que luego se puede ordenar, filtrar y analizar con fórmulas o con tablas dinámicas.
Son especialmente útiles cuando el presupuesto es limitado o cuando el equipo ya trabaja en Google Workspace. Otros artículos de la wiki, como el de diary studies o el de reclutamiento de participantes, mencionan este tipo de uso.
¿Cómo se vinculan las respuestas a una hoja?
Según la ayuda de Google, puedes elegir dónde guardar las respuestas: en la pestaña de respuestas del formulario, en el menú Resumen, dentro de Más, con la opción «Seleccionar destino para las respuestas». Desde ahí creas una hoja nueva o eliges una existente. Cada respuesta nueva llega a esa hoja (Google Docs Editors Help: Choose where to save form responses).
Un detalle importante: el formulario y la hoja son archivos separados en Google Drive. Si borras la hoja, el formulario sigue existiendo, y al revés. Desvincular («Desvincular formulario» en el menú Más) detiene la llegada de nuevas respuestas, pero los datos que ya están en la hoja permanecen, y puedes reconectar después. Los permisos también van por separado: una hoja nueva da acceso automáticamente a los colaboradores del formulario, pero los cambios posteriores de permisos no se sincronizan, así que actualiza cada archivo por su lado. Revisa dónde está cada cosa antes de avisar al equipo.
¿Qué tipos de pregunta ofrece?
Google lista estos tipos de pregunta (Google: Choose a type of question for your form):
- Texto: respuesta corta y párrafo. Ambas pueden tener reglas de mínimo o máximo de caracteres.
- Elección: opción múltiple, casillas (con opción «Otro» si la necesitas) y lista desplegable.
- Archivos: carga de archivo, que requiere que la persona inicie sesión con una cuenta de Google. Puedes limitar tipos de archivo, número máximo y tamaño máximo.
- Escalas: escala lineal, de 0 o 1 hasta un número entero entre 2 y 10, y calificación (estrellas, corazones o pulgares), de 3 a 10.
- Cuadrículas: opción múltiple o casillas por fila y columna, con reglas como una sola opción por columna.
- Fecha y hora.
La escala lineal conviene en encuestas de satisfacción, pero recuerda que cambiar el rango cambia el promedio. Si vas a comparar con un estudio anterior, mantén la misma escala. Para entender qué pregunta responde cada métrica, revisa NPS, CSAT y CES.
¿Qué cuidar con los archivos y los participantes?
La carga de archivos exige que cada participante inicie sesión con una cuenta de Google, y no está disponible si el formulario está en una unidad compartida o si el administrador activó la prevención de pérdida de datos. Los archivos se guardan en una carpeta nueva de Drive del propietario del formulario. Eso significa que, si pides fotos o capturas a participantes, el archivo llega a tu cuenta, no a un servicio aparte. Pide solo lo necesario y avisa de cómo se usará.
Como en cualquier encuesta, define qué datos personales recoges. Un formulario de reclutamiento que pide edad, ubicación y correo debe explicar por qué los necesita y quién los verá. Y antes de compartir la hoja con el equipo, quita las columnas que no sirven para el análisis.
¿Cuándo NO conviene?
- Cuando necesitas grabar sesiones, hacer pruebas de usabilidad con prototipo o medir clics. Google Forms no registra cómo navega una persona por una interfaz.
- Cuando el formulario tiene lógica compleja, como ramificaciones largas o cuotas por segmento. Para eso conviene una herramienta de encuestas más especializada.
- Cuando tu equipo necesita cumplir normas de privacidad estrictas y no tiene una revisión legal del tratamiento de datos.
- Cuando el volumen de respuestas crece y la hoja se vuelve lenta de consultar. Prueba con el volumen que esperas antes del estudio.
Ejemplo ilustrativo
Ejemplo ilustrativo: una diseñadora quiere reclutar veinte personas para entrevistas sobre compras en línea, sin presupuesto. Crea un formulario con seis preguntas: rango de edad, frecuencia de compra, dispositivo principal, disponibilidad, una pregunta abierta sobre su última compra y un campo opcional de correo. Vincula el formulario con una hoja, filtra las respuestas por disponibilidad y elige a doce personas que cubran distintas frecuencias de compra. Antes de enviar las invitaciones, prueba el formulario con dos colegas y corrige una pregunta que todos entendieron de manera distinta. El proceso no requiere comprar software, pero exige la misma atención que uno caro.
Para planear qué preguntas van en el formulario, usa un plan de investigación. Y para el tamaño de la muestra, revisa cuántos usuarios necesitas.
Errores comunes
- Vincular la hoja sin probar con una respuesta de prueba.
- Cambiar la escala de una pregunta entre estudios y comparar los promedios.
- Pedir archivos o datos personales que no se usan.
- Compartir la hoja completa con todo el equipo, incluidos datos que no hacen falta.
- Borrar la hoja pensando que se borró el formulario, o al revés.
- Confiar en una encuesta para medir comportamiento real en la interfaz.
Qué puedes hacer mañana
- Crea un formulario de prueba con un tipo de pregunta de cada categoría y vincúlalo a una hoja nueva.
- Envía una respuesta de prueba y verifica que aparece en la hoja con las columnas correctas.
- Revisa qué datos personales pide tu formulario y elimina los que no vas a usar.